Die offizielle Struktur des Weltjugendtagbüros
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Leitungsteam
WJT-Sekretär (DBK)
WJT-Sekretär (EBK)
Geschäftsführer
Pastorale Vor- und Nachbereitung
Liturgie
Verkündigung (Martyria)
Jugendkulturfestival (Koinonia)
Pastorales Angebot

Vorgesehen war eine Struktur, in der je eine Säule von den beiden geistlichen WJT-Sekretären - also den Vertretern der Bistums- (EBK) und der Bundesebene (DBK) - geleitet werden sollte. Die Verantwortung über die dritte Säule sollte dem weltlichen Geschäftsführer obliegen.
Jede Säule sollte diverse Bereiche enthalten, die jeweils von einem Bereichsleiter geleitet werden sollten. Bei der Rekrutierung der Bereichsleiter wurden - je nach Bereich - theologische Qualifikationen auf der einen und fachspezifische Kompetenzen auf der anderen Seite fokussiert.
De facto war im Weltjugendtagsbüro jedoch eine andere Struktur auszumachen.

Freiwillige
Veranstaltungslogistik

(EBK = Erzbistum Köln / DBK = Deutsche Bischofskonferenz)
Sicherheit / Protokoll
Dem WJT-Sekretär der Deutschen Bischofskonferenz oblag der Kontakt mit den Verbänden (2. Säule der deutschen katholischen Jugendarbeit) und den deutschen Diözesen.
Im Hinblick auf die drei Säulen der deutschen katholischen Jugendarbeit oblag dem WJT-Sekretär des Erzbistums Köln der Kontakt mit den Orden und Gemeinschaften.
Der Geschäftsführer stand formal an der Spitze des Weltjugendtagsbüros. Der ehemalige Versicherungsmanager verfügte jedoch nicht über spirituelle Kompetenzen, so dass ihm zwei Geistliche - nämlich die WJT-Sekretäre - an die Seite gestellt wurden.
Dem Leiter des Bereichs Pastorale Vor- und Nachbereitung - einem Pastoraltheologen - oblag insbesondere die Vorbereitung der Diözesen im Lande auf das Event und die Koordination bundesweiter Aktionen - wie etwa die Fußwallfahrt - im Rahmen des Weltjugendtages.
Durch eine Umstrukturierung im Hinblick auf das Jugendfestival wurde der Aufgabenbereich ausgedehnt.
Dem Leiter des Bereichs Begegnung oblag die Vorbereitung der Tage der Begegnung in den bundesweiten Diözesen und der Kontakt zu den Diözesnadelegierten.
Durch eine Umstrukturierung im Hinblick auf das Jugendfestival wurde der Aufgabenbereich ausgedehnt.
Der Leiterin des Bereichs Jugendkulturfestival - einer Kulturmanagerin - sollte die Organisation des Jugendfestivals obliegen. Das Jugendfestival umfasste geistliche, gesellschaftspolitische und künstlerische Angebote.
Die Bereichsleiterin erkannte ihre Kompetenzen allerdings lediglich in dem letztgenannten Aspekt, so dass die Verantwortung über geistliche und gesellschaftspolitische Veranstaltungen an andere Bereichsleiter delegiert wurden.
Dem Leiter des Bereichs Liturgie - einem geistlichen Kunst- und Religionspädagogen - oblag die Gestaltung der drei Eröffnungsgottesdienste, der Willkommensfeier mit dem Papst, des Kreuzwegs, der Vigil und des Abschlussgottesdienstes mit dem Papst.
Da es sich bei diesen Veranstaltungen um die zentralen Ereignisse des Weltjugendtages handelte, sollte diesem Bereich - entgegen der vorgesehenen Organisationsstruktur - eine vorrangige Stellung gegenüber den anderen 'inhaltlichen Bereichen' zukommen.
Dem Leiter des Bereichs Verkündigung - einem Pfarrer - oblag die Gestaltung der Katechesen (einer mal eher vortragsartigen, mal eher dialogischen Form der Glaubensvermittlung).
Durch eine Umstrukturierung im Hinblick auf das Jugendfestival wurde der Aufgabenbereich ausgedehnt.
Das Pastorale Angebot umfasste im Wesentlichen die geistliche Begleitung der Langzeitfreiwilligen während ihres Freiwilligen Sozialen Jahres.
Dem Leiter des Bereichs Finanzen - einem Finanzleiter der Textilbranche - oblag neben buchhalterischen Tätigkeiten auch die Akquise von Sponsoren.
Der Leiterin des Bereichs Personal / EDV - einer erfahrenen Softwareentwicklerin - oblag die Personalverwaltung und Ausstattung des Weltjugendtagsbüros während der Vorbereitungszeit. Des Weiteren entwickelte sie zusammen mit einem Software-Unternehmen die Pilgersoftware (PISO), mit der die Pilger und Freiwilligenmassen erfasst und auf Unterkünfte (sowie Aufgaben) verteilt werden konnen.
Dem Leiter des Bereichs Kommunikation & Öffentlichkeit - einem Kirchenhistoriker - oblagen die Kontakte zu den Medienvertretern. Da es sich beim Weltjugendtag um ein gigantisches Medienereignis zur weltweiten Inszenierung der römisch-katholischen Kirche handelte, sollte diesem Bereich - entgegen der vorgesehenen Organisationsstruktur - eine vorrangige Stellung zukommen.
Dem Leiter des Bereichs Freiwillige oblag die Rekrutierung und Koordination der Einweisung von rund 27.000 freiwilligen Helfern des Weltjugendtages. Des Weiteren betreute er auch die rund 150 Langzeitfreiwilligen, die im Rahmen eines Freiwilligen Sozialen Jahres im Weltjugendtagsbüro mitarbeiteten.
Dem Leiter des Bereichs Veranstaltungslogistik oblag insbesondere die Akquise und Anmietung geeigneter Räumlichkeiten für die Veranstaltungen des Weltjugendtages.
Dem Leiter des Bereichs Pilgerwesen - einem erfahrenen Betriebsleiter - oblag die Koordination der rund 800.000 registrierten Pilger. Unterkünfte mussten akquiriert und die Pilger auf selbige verteilt werden.
Dem Leiter des Bereichs Operations / Risk Management sollte die technische Umsetzung der Veranstaltungen obliegen.
Aufgrund des gewaltigen Bauaufwandes am Marienfeld wurde der Bereich geteilt und für das Marienfeld ein separater Bereichsleiter eingesetzt.
Dem Leiter des Bereichs Sicherheit / Protokoll - einem ehemaligen Kölner Polizeichef mit Erfahrungen bzgl. Papstbesuchen - oblagen die Sicherheitsvorkehrungen insbesondere der Veranstaltungen mit dem Papst.